什么是邀请函?
邀请函不光是一个意愿, 还是一种行为, 实际上是一个会议的确认, 双方之间要安排一个会见, 我发一个邀请给你确认这次会见. 所以, 邀请函的实质是业务活动的确认函, 如果是由受访单位发邀请, 这两者之间并没有什么区别, 他们不管我们15天还是10天的事, 他们跟我们只有一天或者半天的活动要安排, 邀请函或者确认函是对这个活动的一个书面确认. 只有在我们自己发邀请函的情况下, 才出现邀请函与确认函的区别. 因为在我们发函的情况下. 发函单位不是实际的受访单位, 发函单位只是一个协助安排会见的机构, 一个中间人. 它可能安排一次会见, 也可能安排很多次会见.

美国发函机构为什么要安排会见,发邀请函.为此我们要做什么?
他们之所以要安排会见, 是因为他们觉得这个会见可能对他们有帮助. 或者对了解中国同行有帮助(假定他们希望了解中国同行), 或者对他们与中国可能的生意有帮助. 为了达到这个目的, 为了让潜在的发函单位愿意安排这次会见, 我们这边必须:
1. 尽可能周全地准备团组的资料, 从各种可能的渠道收集跟团组有关的信息, 为每一个访问团组整理一个看上去动人的象样的介绍. 以诱导美国机构认为与该团组的会见是有一样的, 使他们愿意安排会见和发函.
2. 我们还要给他们一个会见日期. 没有日期他们不知道他们有没有时间, 也就不知道能不能安排, 也就发不出函来, 所以我们必须给他们一个日期请他们选择. 如果他们这个日期不行. 我们还要再给他们几个日子让他们选择, 而且给他们的印象是这个日子是确定的, 不会改变的.
3. 常常我们还不是联系一家美国机构, 而且要联系两家到三家. 因为不是一联系就成. 越来越多机构对接待中国团组的来访没有兴趣. 因为他们觉得是浪费时间, 他们没有从这种会见中有什么收获. 他们没有得到他们要得到的东西. 在这种情况下, 我们就不能死等一家. 如果他们不行了, 我们再找别家拿到邀请函的时间可能就太长了.

美国发函机构发函要做什么?
美国发函机构不是写个函就完了,而且他们需要的是安排会见. 如果我们来8个人, 有这方面的那方面的, 他们要把这个情况跟本机构领导和相关人员开会, 商量谁要参加这个会见, 在某个商量好的会见日期, 谁有事谁没事, 有事的是否可以调整, 不能调整的是否改由其他人参加. 这些都确定了之后, 他们才知道自己能不能发函, 函也才能发得出来.

联系邀请函我们现在最难的是什么?
1. 我们得不到团组情况的介绍, 大部分情况下, 就是一份名单, 好了有个英文名单, 很多只有一个中文名单, 我们要做所有那些工作, 团组介绍, 访问目的, 会谈内容等等.
2. 没有日期. 这也是我们最困难的. 没有日期我们没法联系会见. 让国内给一个日子要麽给不出来要麽就是随便给一个, 给的日子都不算数的, 随时改, 所以我们得根据自己的经验和判断假定一个日子和行程. 可我们对国内团组的情况, 因为隔着好几个环节, 是一点都不了解, 哪个团走到哪个环节了, 以后的环节还需要多长时间? 不同地区有什么不同? 我们一点都不知道, 所以, 几乎没有一次不改变会见日期, 不少团组会见日期要该很多次. 这也是为什么几乎所有的美国机构都是联系安排一次关系也就伤了, 没有下一次了, 除非是我们交钱付费的(包括培训费和会员费),
3. 不给我们准备的时间. 我们真的经常收到这种要求: 请明天邀请发过来. 好象邀请是我们自己家里的, 我们想什么时候发就什么时候发, 我们想发给谁就发给谁, 我们想怎么写就怎么写. 其实真的不是这样. 按照上面我们说的安排会见和发函的程序, 在大部分情况下, 没有两个星期真的安排不下来.

为什么美国领事看了邀请之后还经常说:某某访问目的不明确,并以这个理由拒签呢?
实际上, 在我们看来, 这里的所谓访问目的不明确, 实际上是说: 邀请书上写的访问理由从美国人的常识和角度看, 非常不符合逻辑, 既然这么不符合逻辑, 那是否申请人隐藏了真实的访美目的-移民? 例如如下的访美邀请老美就会觉得很奇怪:
1.一个美国政府部门邀请一个中国团组来美国访问15天. 从老美的角度看, 一个美国政府机构也好, 公司, 协会也好请中国客人来访问, 不会一请就是15天, 也许少则一个小时, 两个小时, 多则一天两天. 如果是老美写邀请书, 一个小时他就会写一个小时, 一天就会写一天, 他不会写15天, 他的思维模式是: 您到别的地方跟我有什么关系? 如果您只到我这里一个小时, 而我写了15天, 您在这15天里出了事情谁来承担责任? 所以如果签证领事看到是一个美国机构发的邀请, 而邀请书上又是这么写的, 他就觉得很奇怪, 他可能对这份邀请书的真实性表示怀疑.
2.一家公司发邀请, 说在结束了访问我们公司之后, 我们再安排您们去访问别的公司. 这种邀请在老美 看来也很奇怪: 同一行业的不同公司之间是竞争关系, 我怎么可能请您来跟我谈完之后再跟我的竞争对手谈呢? 是让您去问问他我的价钱怎么样? 还是让他来跟我竞争您这个潜在的客户? 如果说是访问完我之后再去访问我一个集团公司底下在其他地区的其他的分公司可能还有点意义, 但有什么事不能跟我这里谈, 非得到他那里去谈呢? 如果业务需要, 我可以把他们叫过来一起谈啊?
3.还有就是邀请函中写访问美国的目的是向美国学习先进技术和管理经验等. 这种说法在美国人看来也很奇怪, 我有先进经验为什么要告诉您呢? 是要让您赶上我吗? 我的先进经验是我的商业机密, 我为什么要告诉您我的商业机密呢? 除非您愿意支付学习的费用, 而且是支付给那些专门的培训机构. 因为提供培训服务, 收取培训费用只是专门的培训机构才干的事, 不是所有的机构都做.
4.这里最大的误会是认为如果说我们到美国来买东西, 可能更容易获得签证, 其实如果不是真的买东西, 只是编个理由是最容易被拒签了. 为什么呢? 因为从生意常识看, 您没有来过美国, 也不了解该公司的产品, 更没有就这个交易进行若干个回合的蹉商, 怎么可能这么多人一下子就跑到美国要签合同, 要卖几十万, 甚至几百万美元的设备呢? 这不是胡扯吗? 别说在美国不可能, 在中国也不可能啊?
5.还有就是所谓中国人发得邀请怎么样美国人发的邀请怎么样, 这也是一种误解. 绝不是中国人签字发的邀请就难签, 美国人签字发的邀请就好签. 如果说这两者中间有什么区别的话, 不在于是什么人签字, 在于确实有很多中国公司发的邀请英文极差极烂, 语句不通, 看了之后根本不知道他在说什么, 不知道他写的是什么, 这种邀请看都看不下去, 当然也就不愿意给签证了. 就我们说知, 这种函的比例还是满高的.?
所以说: 邀请函的最重要的特征是: 要符合逻辑, 不能给领事一种感觉大家是在胡编乱造. 那样他就怀疑您有别的访问目的. 邀请函的意义也就这么多, 不是什么人的邀请就好签, 什么人的邀请就不好签.

在美期间商务访问越多越好吗？?
很多人认为: 商务访问越多越有利于签证, 于是就在邀请函上拼命写访问内容, 好象团组到美国就是商务, 没有别的.
造成这种错觉的原因之一是: 访问目的不明确是领事在拒签因公商务团组时最经常给出的一个理由, 于是外办们和业内很多人士就理解为:`访问目的不明确’就是说我们的商务活动太少. 其实错. 不明确不是因为你的商务活动太少, 而是因为领事不知道你在说什么.你说你去就是商务活动, 但你只有一个半天的商务会谈确认; 你说你就是商务, 但访问单位是干什么的你不知道, 去跟人家谈什么你不知道, 你商务什么? 如果你就是说去迪斯尼, 拉斯维加斯, 不是很明确吗? 如果你就是说去参加朋友的婚礼, 不也很明确吗? 所以不明确不是商务活动多少的问题, 甚至也不是有没有商务活动的问题, 而是你说的是真话还是假话的问题, 领事当然不能说你撒慌, 于是就说你访问目的不明确.?
当然这不是说商务活动多了不好, 多了当然好. 如果你真的有那么多, 都落实了, 你也都有书面的文字确认, 我相信对我们获得签证不会有害, 但如果我们说有很多, 但又拿不出来支撑我们说法的东西, 就有害了.?

有关邀请函的力度
中国客户格外注重商务邀请函, 相当一个比例的人认为邀请函是否有力度是团组是否能获得签证的保证, 其实这也是一个偏见.
邀请函重要吗? 只在两点上重要, 就是邀请函的真伪. 鉴于美国中介发给中国的, 或者中国中介交给出国团组的邀请函中有相当一个比例是非真实的, 所以, 使馆非常关注团组在面谈时提交的邀请和商务活动确认函是否真实. 辨别邀请函的真伪, 从书写格式, 文字修辞到字型字体, 其实远比人们想象的容易, 因为两种文化有太多的不一样.
除此之外, 最重要的是, 签证领事要能够找出发函单位和被邀请单位之间的逻辑关系. 他为什么会给你这个团组发邀请? 接待你这个团组去他们那里访问对他们有什么好处吗? 你们之间真的有什么可以交流, 可以合作吗? 如果签证领事无法建立这种逻辑关系, 你再好, 再有力度的邀请函对是否获得签证可能也没有多大帮助, 因为他们倾向于认为你这邀请函不是正道来的. 例如你是一个工会的访问团, 手里拿着一个旧金山市政府国际贸易办公室的邀请函, 你这函可能是真的, 但领事的困惑是: 他发函邀请你去干什么呢? 你们有什么可谈的? 他会给你发函吗? 再如你是某个城市体育局的团组, 拿着美国一个市政府的函, 看上去似乎很合理, 因为都是政府部门, 其实不然, 因为美国没有任何一个政府部门管跟体育有关的事, 那你体育局的人去跟美国政府的人谈什么呢?

什么样的邀请看着象假的？
1. 美方对口单位邀请中方团组访问美国多少多少天.
什么是商务邀请? 说白了商务邀请不过就是一个已经商量好的会见的书面确认. 因此一般会见只是一个小时左右而已, 从这个角度出发, 你来美国多少天跟我有什么关系呢? 我既不需要知道你来我这儿之前都去了哪儿, 也不需要知道从我这儿走了之后你还要去哪儿? 这都跟我没什么关系, 那为什么我要写上你来美国访问多少天呢?
2.美方对口单位邀请你去美国除了访问他们之外, 还安排你去访问其他同行.
国内很多机构为了要凑多一点业务活动, 经常提出来希望美国邀请单位在邀请函上多写一些活动, 假如发函单位在美东, 最好再写安排一个美西的拜会. 如果你请一个旅行社或者商务公司写这样的邀请还有点道理, 但如果是一个对口单位的邀请, 尤其是一个跟潜在的生意有关的机构的邀请, 他怎么可能安排你去访问跟他是竞争对手的其他机构呢? 这合逻辑吗?
3.邀请函上没有具体的访问日期. 既然是一个会见, 那很自然的问题是什么时间呢? 哪天? 如果我们连个准确时间都不能给美方机构, 在90%的情况下, 他们无法承诺安排会见, 也没法给函. 因为他总不能一年365天都在那儿傻等着我们, 我们确定哪天要来, 他就把那天腾出来, 把别的事都推了. 所以如果没有准确的时间概念, 也就没法给你函. 因此只要有函, 就是确定了一个会见, 也就一定有一个会见日期, 你这个邀请连个日期都没有, 那你是怎么回事? 就算你是真的, 那你的会见落实了吗? 如果没有落实你们去干吗?
4.格式更是有很多问题.
例如我们总是习惯写上费用谁负担, 出生年月日等等. 你想, 来访团组跟美国机构之间确定的也就是一个会见而已, 就跟我们在国内跟朋友或者生意伙伴之间确定一个见面的时间, 然后把这个时间用白纸黑字写下来已经是很正式了, 我们还需要讨论到谁负担费用这个问题吗? 另外, 我们之间也就是见个面, 看看大家有没有合作的机会, 也不是相亲, 我需要知道你的出生年月日吗? 美国一个公司在员工招聘表上都不能要求申请人填年龄, 甚至都不能有这一栏, 我们要求他们写上每个人的出生年月日不是很奇怪吗? 知道这是外办要的, 我们没有办法, 只是提醒大家这种格式对我们的签证绝没有什么帮助.

关于邀请函，你知道美国签证领事最想知道什么吗?
你的团组拿一封邀请函去接受面谈, 领事的问题是: 你这邀请函哪儿来的? 在大多数情况下, 除了那些真的跟美国公司有可证明的商务关系的团组, 去面谈的人很难让领事相信手里这邀请是他们自己联系的, 那是谁联系的? 这邀请是哪儿来的?
你们去这个单位干吗? 这个单位为什么要邀请你们? 如果你是房地产, 美国邀请单位是烟草公司, 他就会觉得不符合逻辑, 这家美国机构为什么要邀请你们去? 去谈什么? 邀请你们去讨论这些问题对美国邀请单位有什么好处?
除了去这个单位你们还去哪儿? 你们一共在美国10-15天, 哪怕只有7天时间? 你这个发邀请函的单位也只是安排一个半小时, 你其他的时间去哪儿? 干什么?
美国谁接待你们? 发邀请函的公司不会管你们的交通旅行酒店安排, 也不会管你们拜访他们机构之前和之后的安排, 那谁管呢? 是什么机构实实在在安排你们在美国的全部活动?
中国谁张罗你们? 你们的这些材料和身份是真实的吗? 怎么证明呢? 都是通过外办, 外交部送过来的, 但不可能是外交部一个一个审查你们的情况, 美国那边的公司也不可能去做这个工作, 那谁在做这个工作呢?
上述所有问题是要得出两个最重要的结论: 一是这邀请和你们的身份是真的还是假的? 二是万一你们出了事我找谁解决?

邀请方可以按照我们的格式写邀请吗?
基本不可以. 从美方的角度看, 我们要来美国, 希望跟他们见面, 他们跟我们之间的关系就仅限于这一到两个小时的见面, 你还去哪儿, 来多少天, 都跟他们毫无关系, 他们也不需要关心, 在函件上也只有把见面的时间地点, 最多会谈的内容说清楚了就行了, 别的都多余. 从签证的角度, 实际也只需要这些, 写多了领事也觉得多余.

邀请是否可以不写具体会见日期?
一般不可以. 通常只有卖邀请的机构才这么做, 例如商会之类. 对口单位不会这么做. 因为你不给具体和准确的日期, 他就不知道是否可以安排跟你会见, 不能安排会见也就不能发函. 另外, 一个没有日期的邀请函, 只是表明一个意向, 等于什么还都没有落实, 从签证的角度看不是好事, 因为什么还都没有落实呢你去干吗

安排一个活动和发出邀请通常需要多长时间?
这是个比较难回答的问题. 因为这取决于我们联系的是什么机构, 前来访问的是什么人? 给我们的资料是否完整. 一般来讲: 卖邀请的商会发函比较快, 但他们发函之前就收费, 是否获签, 来不来都不退.
如果是对口单位的邀请, 通常需要三周左右的时间, 这三周时间大体是这样分配的:
1.拿到完整的名单和相关资料后, 我们开始物色合适的接待单位, 找到该单位恰当的负责人并发出质询函, 然后打电话询问是否收到.
2.然后等待接待单位回复, 如果在三天之内还没有收到回复, 我们致电询问并讨论具体的会见日期, 关于会见日期的讨论可能费时几天, 因为美方要根据来访的人员结构决定会谈的题目并征询参加会谈的人可能的时间.
3.会见时间确定之后, 我们提出发函要求, 多数情况下起草好函件格式, 发给公务方, 公务方可能会不修改, 但多数情况下会修改, 并请负责人签字. 签字人是否出差, 外出开会, 家里有事等都会影响到发函进度.
4.传真给我们函件并寄出正本.

提供哪些资料会有助于加快发函速度?
美方是否愿意接待一个中国团组并发出邀请, 除了取决于我们的说服工作, 主要还是看来访的是什么人, 美方是否可以从接待他们中受益, 这种益可能是: 推广他们的理念例如环保意识? 了解中国同行的做法和经验, 发展该组织的国际会员, 为以后去中国访问的建立关系. 所以他们需要知道: 来的是什么人? 是干什么的? 他们要来跟我们谈什么? 谈什么要很具体, 而且要跟他们对口, 他们还格外重视团长的上述资料. 因为他们要得出结论: 跟这个团组会见的目的是明确的, 是有意义的.